Telefonos kommunikáció során a non-verbális üzenetek nagy része elveszik, így sokkal nagyobb szerepet kap a tartalom és a hangsúly partnerünk szimpátiájának elnyerésében, érdeklődésének felkeltésében. Ráadásul a telefonbeszélgetések általában rövidebbek, így fontos, hogy igazán felkészülten vágjunk bele a beszélgetésbe, hogy mondandónk valóban célba érjen.

  1. Minden hivatalos telefonbeszélgetést köszönéssel és bemutatkozással kezdjünk. Amennyiben cégen kívüli partnert/ügyfelet hívunk, nevünk után említsük meg a cégünk nevét is.
  2. Ezután folytassuk a beszélgetést egy olyan kérdéssel, amely révén megtudjuk, hogy alkalmas időpontban telefonálunk-e.
    „Alkalmas időpontban hívom?”
    „Nem zavarom?”
    „Lenne most 3 perc ideje?”
    Lehetőleg ne hívjuk a partnerünket közvetlenül a hivatali munkaidő kezdetekor, vagy annak befejezésekor.
  3. Fontos, hogy valóban alkalmas legyen az idő a partnerünknek. Egyébként meghallgat, de nem figyel ránk. Esetleg az időhiány miatt idegességében negatívan áll olyan témához is, amelyet normál körülmények között pozitívan fogadna. Amennyiben 3 percet kérünk, akkor tartsuk is magunkat ehhez!
  4. Önözés helyett szólítsuk nevén beszélgetőpartnerünket, ez fontos eszköze a bizalomépítésnek.
  5. Az elhagyhatatlan nyitóformulák után rögtön térjünk a tárgyra, röviden vázoljuk fel mondandónkat, majd két-három mondat után tartsunk egy kis szünetet, lehetőséget nyújtva partnerünknek a reagálásra. Fontos, hogy a válaszból egyből levonjuk a következtetést a másik fél témához való hozzáállásáról és ennek megfelelően folytassuk.
  6. Akár elértük célunkat, akár nem, köszönjük meg partnerünknek, hogy időt szánt ránk.
  7. A telefonon egyeztetett tárgyalási időpontokat és egyéb fontos megbeszélteket feltétlenül javasolt egy e-mail segítségével megerősíteni!
  8. Fontosabb, átfogóbb témák esetén célszerű egy előzetes összefoglaló e-mail-t küldeni mondanivalónkról, a kérdéseinkről, hogy ne legyen szükség a „jaj, ezt elfelejtettem…” kezdetű visszahívásokra, továbbá így partnerünknek is lehetőséget adunk a felkészülésre.
  9. Hálásak leszünk önmagunknak, ha a telefonunk közelében mindig van egy jegyzetfüzet és egy írószerszám. Így a fontos információkat nem kell a memóriánkra bízni, és nem lesz szükséges később a fecnikre felírt emlékeztetőket nagy nehézségek árán megfejteni.
  10. A gyors információcserét az is segíti, ha – amikor nem tudjuk elérni az általunk keresett partnert – rendkívül pontos üzenetet hagyunk a rögzítőn. (A „Matyi vagyok Kecskemétről…” jellegű támpont nem mindig tökéletes.) Adjuk meg precízen nevünket, a cégünk nevét, telefonszámunkat és adott esetben a megbeszélni kívánt kérdést, témakört! Esetleg jelezzük, hogy visszahívást vagy egyéb típusú reagálást kérünk!
  11. Növeli a hatékonyságot, ha telefonhívásainkat a nap egy-két kijelölt félórájában, órájában sűrítve bonyolítjuk le. Így a koncentrált munkavégzést nem kell folyton megszakítanunk.
További cikkek